Quy trình quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Việc quản lý hiệu quả sẽ đảm bảo nguồn cung cấp liên tục, tối ưu hóa chi phí, kiểm soát tồn kho, đảm bảo chất lượng và tăng khả năng đáp ứng linh hoạt.

I. Tầm quan trọng của quy trình quản lý vật tư

Công tác quản lý vật tư cho phép doanh nghiệp cân đối nhu cầu sử dụng và tài nguyên sẵn có. Từ đó tối ưu hóa quá trình khai thác nguồn lực, giảm thiểu rủi ro hao hụt, lãng phí.

Vai trò của quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm: 

1. Đảm bảo nguồn cung liên tục

Giám sát số lượng vật tư, đặt hàng cung cấp kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì nguồn vật tư liên tục và ổn định. 

Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất. Nếu không có đủ nguyên vật liệu cần thiết, hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn, thiệt hại cả về tài chính, hiệu suất làm việc và uy tín của đơn vị. 

2. Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát tồn kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch cho hoạt động mua sắm, sản xuất và vận chuyển chính xác. 

Điều này cho phép người quản lý xử lý các vấn đề và rủi ro nhanh chóng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể quản lý mua sắm, sản xuất hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí tối ưu.

3. Giảm lãng phí, tiết kiệm tài nguyên 

Quản lý vật tư tập trung tối ưu hóa chi phí, nguồn lực khi đảm bảo sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu sử dụng. Tình trạng lãng phí trong việc mua sắm và lưu trữ vật tư sẽ được cải thiện rõ rệt.

4. Tăng cường khả năng thích ứng với thị trường 

Người quản lý kho dựa trên những báo cáo cụ thể về tình hình nhập – xuất kho, doanh thu, số lượng hàng tồn kho, tình hình mua sắm,…để thống kê và đưa ra những dự báo cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy mô cung cấp và lưu trữ vật tư một cách linh hoạt theo yêu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường.

II. Thách thức của quy trình quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Mặc dù hiểu rõ tầm quan trọng của việc theo dõi, giám sát vật tư trong doanh nghiệp song nhiều nhà quản lý vẫn gặp khó khăn khi thiết lập quy trình. 

Đầu tiên, người quản lý phải xác định rõ mục tiêu, phạm vi của quy trình quản lý. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các hoạt động kinh doanh, nguồn lực hiện có. 

Trong đó, quy trình quản lý vật tư cần có sự liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất, kế toán, bán hàng và quản lý tổng thể. Thiết lập sự kết nối và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận này không hề dễ dàng. 

Một nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Xây dựng chỉ ra rằng việc quản lý vật tư không hiệu quả có thể làm giảm năng suất lao động từ 4% đến 12% (Fastening House)​. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý vật tư một cách chính xác. Nếu nguồn cung không được xử lý một cách hiệu quả, điều này có thể ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo, làm chậm tiến độ và tăng chi phí​.

Bên cạnh đó, người quản lý sẽ phải thu thập, xử lý và phân tích nhiều thông tin liên quan đến vật tư, nhà cung cấp, tồn kho, đặt hàng và tiêu thụ. Thách thức đặt ra là đảm bảo sự chính xác, logic trong việc thu thập và xử lý thông tin này. 

Cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp nhiều trở ngại khi tài liệu hóa quy trình, truyền thông đến nhân sự nhưng không nhận được sự ủng hộ. Những nhân viên đã quen với cách làm việc đơn lẻ, thủ công thường khó tiếp nhận những trách nhiệm mới yêu cầu sự cam kết cao và phối hợp chặt chẽ hơn.

III. Các yếu tố cơ bản trong quản lý vật tư

1. Xác định nhu cầu vật tư

Các bước xác định nhu cầu vật tư: 

• Doanh nghiệp xem xét các bước, công đoạn và quy trình trong quá trình sản xuất để xác định các vật tư cần thiết để thực hiện mỗi bước. 
• Người quản lý phân tích dữ liệu lịch sử về việc sử dụng vật tư để hiểu mức độ tiêu thụ cùng xu hướng sử dụng trong quá khứ. Bằng cách xem xét dữ liệu về số lượng và tần suất sử dụng các vật tư, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính về nhu cầu vật tư trong tương lai.
• Tổng hợp các yêu cầu sử dụng vật tư của các phòng ban.
• Dựa trên dữ liệu lịch sử và thông tin chung, doanh nghiệp sử dụng các phương pháp dự báo để ước tính nhu cầu vật tư sắp tới. Phương pháp dự báo có thể dựa trên mô hình thống kê, phân tích xu hướng hoặc sử dụng phần mềm. 
• Doanh nghiệp đưa ra kế hoạch đáp ứng nhu cầu với đầy đủ thông tin số lượng, loại vật tư cần mua, thời gian mua hàng và các yêu cầu liên quan.

2. Đặt mục tiêu và kế hoạch quản lý vật tư

Mục tiêu, kế hoạch quản lý vật tư được đặt ra để định hướng và hướng dẫn quy trình quản lý. 

Mục tiêu có thể là việc tối ưu hóa tồn kho, giảm hao hụt và chi phí mua hàng, cải thiện thời gian cung cấp vật tư hoặc đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất. Kế hoạch quản lý vật tư tổng hợp các hoạt động như đặt hàng, kiểm soát tồn kho, dự báo nhu cầu vật tư và quản lý nhà cung cấp.

3. Mua hàng và nhận vật tư

Doanh nghiệp cần mua hàng sẽ phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả cùng điều khoản hợp đồng, đặt hàng và theo dõi tiến trình giao hàng. 

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất gấu bông sẽ có nhu cầu về nguyên liệu vải, bông… Họ cần tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy và thiết lập các quy trình làm việc minh bạch để việc cung cấp hàng hóa không bị gián đoạn.

4. Kiểm soát và lưu trữ vật tư

Kiểm soát và lưu trữ vật tư giúp vật tư được quản lý một cách hiệu quả, nhân sự dễ dàng tiếp cận khi cần. Yếu tố này bao gồm kiểm tra và kiểm kê tồn kho, đảm bảo tính chính xác của thông tin về vật tư, bảo quản vật tư gọn gàng, không hỏng hóc. 

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm quản lý vật tư để kiểm soát, lưu trữ tiện lợi. Những vật tư cố định sẽ được gắn mã QR cho phép theo dõi tình trạng sử dụng, bộ phận sử dụng, lịch sử bảo dưỡng… 

5. Xử lý hao hụt và tồn kho vật tư

Dưới đây là một số cách để xử lý hao hụt và tồn kho vật tư trong doanh nghiệp:

• Tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây hao hụt và tồn kho: Các nguyên nhân thường gặp là quy trình sản xuất không hiệu quả, lỗi trong quá trình đặt hàng hoặc quản lý tồn kho không chính xác. 
• Cải thiện quy trình sản xuất: Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất để loại bỏ các bước không cần thiết hoặc tối ưu hóa thời gian và nguồn lực sử dụng vật tư. 
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo về quy trình sử dụng vật tư, quy trình đặt hàng và quản lý tồn kho. Tăng cường nhận thức và kỹ năng của nhân viên sẽ giúp việc sử dụng và quản lý vật tư chính xác hơn.
• Áp dụng phương pháp quản lý chất lượng: Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra, thực hiện các biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Áp dụng biện pháp giảm giá trị tồn kho: Nếu tồn kho vật tư đã tồn đọng trong một thời gian dài, doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp giảm giá trị tồn kho như giảm giá bán hoặc tổ chức chương trình khuyến mại.
• Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ: Xác định và sửa chữa các sai sót trong cơ sở dữ liệu tồn kho, đồng thời giúp nhận biết các mặt hàng hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc để xử lý kịp thời.
• Thiết lập hệ thống theo dõi và phân tích dữ liệu: Theo dõi sự tiêu thụ và xu hướng sử dụng vật tư, xác định các mẫu và biến động trong nhu cầu vật tư. Người quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác

IV. Quy trình quản lý vật tư chi tiết

1. Quy trình mua hàng hóa, vật tư

Mỗi doanh nghiệp thường xây dựng quy trình mua hàng riêng theo đặc thù ngành nghề, nhưng sẽ bao gồm các bước cơ bản sau:

1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

• Xác định nhu cầu mua hàng: Xác định loại hàng hóa, vật tư cần mua, số lượng, chất lượng…
• Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp bằng cách nghiên cứu, so sánh các nhà cung cấp khác nhau dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá là chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy và khả năng cung cấp.

Hãy Liên hệ với Interworld nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu vận hành phòng kinh doanh hiệu quả với dịch vụ mua hàng và quản lý vật tư tiêu hao trang thiết bị tối ưu tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.